Bonnen bewaren. 3 handige tips!
Paniek! Waar is die bon van de lunch afgelopen week? En dat tank bonnetje? De btw-aangifte staan weer voor de deur. Elk kwartaal zorgen de bonnetjes opnieuw voor frustratie. Hoe zorg je er nu voor dat je ze netjes bewaart, zodat je administratie up-to-date is. Het liefst ten allen tijden. We delen 3 tips.
Waarom bonnen bewaren?
Maar, waarom is het zo belangrijk die bonnetjes te bewaren? Dat heeft alles te maken met de bewaarplicht vanuit de Belastingdienst. Iedere ondernemer dient zijn/haar inkoopfacturen tot 7 jaar na aankoop te bewaren. Zo kunnen zij de boekhouding controleren. Doe je dit niet? Dan kan de belastingdienst geld terugvorderen of kan je een flinke boete krijgen. Voorkom dit door je bonnetjes op een efficiënte manier te bewaren.
Bonnen bewaren, hoe doe je dat op de juiste manier?
De belastingdienst stelt dat inkoopfacturen in de originele vorm, digitaal of op papier, bewaard worden. In beginsel bewaar je digitale facturen digitaal en papieren facturen dus op papier. Maar, het is toegestaan om papieren facturen in te scannen, omdat deze kunnen vervagen. De belastingdienst moet dan wel toegang hebben tot bestanden en gegevens.
3 tips voor het bewaren van bonnen
Kortom, je bent vanuit de overheid verplicht om bonnen en inkoopfacturen te bewaren. Doe je dat niet goed? Dan kost het je tijd en geld. Zorg dus dat je bonnen op de juiste manier bewaart. Deze 3 tips helpen je daarbij:
1. Bonnetjes digitaal bewaren
Begin met je bonnetjes digitaal bewaren. Scan ze of maak er een foto van met je telefoon. Je hebt nu een digital kopie van je bonnetje. De kwaliteit blijft gewaarborgd en je raakt hem niet meer kwijt.
2. Plan vaste momenten in
Voorkom stress vlak voor de btw-aangifte. Laat bonnetjes niet tot het laatste moment liggen. Kies een vast moment in de week om alle bonnetjes en ook facturen te scannen. Bouw deze gewoonte in en de stress vlak voor de btw aangifte is verleden tijd.
3. Maak het makkelijk met een scan en herken app
Óf maak gebruik van een handige boekhoud app om ze on-the-go aan je boekhouding toe te voegen. Het kan onder andere met de app van DizzyData. De scan en herken functie zorgt ervoor dat de informatie op de bon wordt overgenomen en je slaat een kopie van de bon automatisch op bij de boeking. Handig, want dan voldoe je gelijk aan de bewaarplicht van de belastingdienst. Daarnaast ben je minder tijd kwijt aan het overtypen van informatie.
Je bonnen en inkoopfacturen eenvoudig verwerken? Lees meer over de factuurverwerkingsoftware van DizzyData.