De 5 belangrijkste voordelen van digitaal factureren

De traditionele ondernemers stelt zijn factuur op in word. Deze wordt uitgeprint en per post verzonden naar de klant, in de hoop dat de factuur de volgende dag is ontvangen. Vervolgens heb je na twee dagen het bedrag pas op jouw rekening. Dat kan veel gemakkelijker: Het proces van factuur tot aan betaling kan ook digitaal plaatsvinden, ofwel digitaal factureren. Dit neemt veel handmatig werk uit handen. Je hebt bijvoorbeeld geen envelop of postbezorging meer. Bij digitaal factureren stuur je een factuur als PDF bestand via de mail. Ten opzichte van de bezorging op de deurmat bereik je hiermee een forse tijdsbesparing.

Tegenwoordig kan het allemaal nog sneller. Je kan het facturatie proces ook automatiseren. Handmatige controle bij een digitale factuur dat geautomatiseerd is hoeft niet meer.

Met digitaal factureren verricht je minder handelingen bij het verwerken van facturen. Een factuur is snel verwerkt. Zo maak je een digitale verkoopfactuur gemakkelijk in een online factuur- of boekhoudprogramma. Met een druk op de knop komt de factuur terecht in de mailbox van de klant. De factuur is tevens direct verwerkt in je administratie.

Naast digitale verkoopfacturen kun je ook digitale inkoopfacturen snel en efficiënt verwerken. Je zendt de factuur per mail naar een scan en herken programma. Het programma boekt de factuur en stelt deze vrij voor betaling. Wil je dat het inkoop en verkoop proces nog sneller verloopt? Dan kun je het verwerken van digitale facturen met behulp van software automatiseren. Het automatiseren zorgt ervoor dat je zelf geen handelingen meer hoeft te verrichten tijdens het proces van factuur tot aan betaling.

De stappen bij digitaal factureren zijn minder. De foutkans is hiermee ook kleiner. Denk bijvoorbeeld aan het kwijtraken van een factuur en een te late of foutieve verwerking. Je creëert een gestroomlijnde workflow die zorgt voor een nauwkeurige verwerking van facturen.

Met handige oplossingen zijn digitale facturen snel verwerkt en opgeslagen in de cloud. Dit zorgt voor een administratie die up-to-date en ten alle tijden benaderbaar is. Een up-to-date administratie levert real-time inzicht op. Inzicht in de actuele cijfers. Zo weet de ondernemer in een oogopslag hoe zijn onderneming er voor staat. Doordat digitale facturen in de cloud zijn opgeslagen kun je onafhankelijk van je locatie de administratie inzien.

Digitale facturen zijn facturen die veilig op een vaste plek staan. Met een online boekhoudprogramma of scan en herkensoftware worden facturen standaard in de cloud opgeslagen. Je profiteert dan ook direct van de beveiligingsstructuur van deze systemen. De data is fysiek op meerdere locaties opgeslagen. Dit betekent dat je data altijd veilig is mocht er iets gebeuren bij een bepaalde locatie.

In tegenstelling tot digitale facturen worden papieren facturen opgeslagen op de pc of in een ordner gedaan. De ordners staan opgeslagen in een kast op kantoor. In vergelijking met de traditionele situatie is beveiliging in de cloud veiliger. We hopen het niet, maar stel je voor dat er brand uitbreekt binnen jouw bedrijf. Wat betekent dit dan voor de data op jouw pc of in je ordners?

Een digitale factuur hoeft niet uitgeprint te worden. De factuur wordt digitaal gearchiveerd. Dit scheelt in papier en inkt kosten. Aangezien de verzending ook niet meer per post plaatsvindt, bespaar je op de portkosten. Een bijkomend voordeel is dat je niet meer afhankelijk bent van de postbezorging.

Ook bespaar je met digitaal factureren op kosten voor ordners en ruimte. Papieren facturen worden gearchiveerd in een ordner en opgeslagen in een ruimte op kantoor. Digitale facturen worden opgeslagen in de cloud waardoor geen ordners nodig zijn en je de ruimte kunt beperken.