De financiële administratie digitaliseren: 7 redenen

Ons consumentengedrag is de afgelopen jaren zichtbaar veranderd. We willen gemak, snelheid en de beste online-klantervaring. De consument en dus ook de ondernemer verwacht dit ook van zijn accountant. Makkelijk en snel online financiële zaken regelen. Dit alles start bij het digitaliseren van de financiële administratie. Waarom je hier snel mee moet beginnen? Wij delen 7 redenen.

Digitalisering van de boekhouding als basis voor de toekomst

Een up-to-date financiële boekhouding helpt een ondernemer wendbaar te zijn. De cijfers zeggen immers veel over de financiële gezondheid van het bedrijf. Staat het bedrijf er goed voor? Of moet er een tandje bijgezet worden? Digitalisering van de boekhouding is niet alleen de basis voor actueel inzicht op dat moment. Het is ook de basis om toekomstgericht te kijken. Gaat het bedrijf (gelet op de huidige financiële situatie) hun KPI’s voor de toekomst behalen? Zo niet, wat is hiervoor nodig? Kortom het digitaliseren van de boekhouding fungeert als basis voor de toekomst.

Digitalisering administratie: wat zijn de redenen?

De administratie digitaliseren biedt een hoop voordelen. We delen 7 redenen waarom digitalisering van de administratie belangrijk is.

1. Nooit meer facturen kwijt

Is de administratie gedigitaliseerd, dan worden facturen automatisch online opgeslagen. Hierdoor ben je facturen en bonnen nooit meer zoek, maar zijn ze veilig opgeslagen in een online-archief en direct doorzoekbaar.

2. Bespaart tijd

Digitale facturen verwerk je sneller en efficiënter. De ondernemer levert facturen eenvoudig digitaal aan bij de accountant. Vervolgens verwerkt de accountant met handige software de digitale facturen. Ten opzichte van handmatig werk bespaart dit een hoop tijd.

3. Bespaart kosten

Het digitaliseren van de administratie bespaart kosten. Een voorbeeld. Vandaag de dag verwerken nog steeds ondernemers en accountants op een handmatige manier de boekhouding. De factuur wordt geprint en soms nog ondertekend. Pas daarna gaat de factuur naar de boekhouder. Dit gebeurt dan of per mail of via de oude schoenendoos. De boekhouder boekt de factuur, stuurt hem door naar de directeur die hem vervolgens betaald. Met een digitale administratie komt een factuur nog maar één keer voorbij. De rest, zoals goedkeuring of afkeuring is geautomatiseerd. En omdat er dus efficiënter wordt gewerkt gaan de kosten ook omlaag.

4. Geen piekdrukte meer in de BTW-maand

Door de administratie te digitaliseren biedt je klanten de mogelijkheid om hun facturen rechtstreeks digitaal aan te leveren waar en wanneer ze maar willen. Dit betekent dat jij als accountant een continue stroom van facturen binnen krijgt. Daarmee voorkom je dat je in de BTW-maand een opeenstapeling hebt van papieren facturen.

5. BTW-aangifte is zo gedaan

Met een digitale administratie, hoef je bij de BTW-aangifte alleen een lijstje cijfers over te nemen en door te geven aan de Belastingdienst. Een digitale administratie is dus veel makkelijker om de BTW-aangifte mee te doen.

6. Bespaart opslagruimte

Als accountant krijg je te maken met een enorm hoeveelheid facturen van verschillende klanten. Ontvang je al deze facturen op papier? Dan staat je kantoor of de ruimte waarin je werkt vol met mappen. Bij startende ondernemers bestaat de administratie wellicht uit een enkele map, maar voor grotere bedrijven en bedrijven die al jarenlang klant zijn is dit anders. Een digitale administratie scheelt je dus ruimte om je papierwerk op te slaan. Daarnaast zijn de facturen eenvoudig online terug te vinden. Komt de klant met een vraag over een factuur? Met een druk op de knop heb je de factuur tevoorschijn. Bij een papieren factuur moet je allereerst de map doorspitten, de factuur inscannen en doormailen naar de klant. Dit zijn onnodige extra handelingen.

7. Lekker snel inzicht in cijfers

Met handige software verwerk je facturen digitaal, snel en efficiënt. Dit zorgt voor een administratie die up-to-date is. Een up-to-date administratie levert real-time inzicht op. Inzicht in de actuele cijfers. Zo weet de accountant en ondernemer in een oogopslag hoe het bedrijf er financieel voor staat.

Administratie digitaliseren met de software van DizzyData

De juiste software zorgt ervoor dat je alle administraties makkelijker, sneller en efficiënter verwerkt. Een mooi voorbeeld is DizzyData. De automatische factuurverwerking software van DizzyData herkent en verwerkt snel en efficiënt facturen. Je koppelt de software eenvoudig met alle bekende boekhoudpakketten, zodat accountants en ondernemers gemakkelijk digitaal kunnen samenwerken. Ondernemers leveren eenvoudig hun facturen digitaal aan. Deze mailen ze naar het DizzyData-platform. De software leest vervolgens de informatie van de factuur af en creëert automatisch een boekingsvoorstel, welke door de accountant gecontroleerd wordt. Goedgekeurd? Dan wordt factuur geboekt en in het online-archief van DizzyData opgeslagen.

Automatisering van de boekhouding, waarom?

Tegenwoordig kan het allemaal nog sneller. Je kan de boekhouding ook automatiseren. Handmatige controle van een boekingsvoorstel hoeft dan niet meer. Door de boekhouding te automatiseren heb je als accountant meer tijd voor controle en kwaliteit en creëer je dus extra meerwaarde voor het bedrijf van je klant. De tijd die je voorheen spendeerde aan het verwerken van de administratie spendeer je vervolgens aan de ondernemer of de groei van je eigen kantoor.

De boekhouding verregaand automatiseren met DizzyData

Volledig automatisch boeken zonder enig handmatig werk? Dat kan ook met DizzyData. Met verschillende functionaliteiten is dit per administratie, per factuur in te stellen. Na het instellen van deze functionaliteiten zie je de factuur rechtstreeks geboekt in het online-archief terug. Handmatig werk is hiermee voor eens en altijd verleden tijd.

Wil je meer weten over het digitaliseren en automatiseren van de boekhouding met DizzyData? Meer informatie hierover vind je door op onderstaande button te klikken.

Naar de pagina