Digitale factuur of elektronische factuur? Wat is het verschil?
Sinds 2017 heeft de rijksoverheid verplicht dat hun leveranciers bij nieuwe inkoopovereenkomsten elektronische facturen moeten sturen. In overleg met het bedrijfsleven is deze wereldwijde standaard voor de e-factuur tot stand gekomen. In het onderlinge bedrijfsleven zien we elektronische facturen nauwelijks terug. Juist de digitale factuur is hier niet meer weg te denken. Met elektronisch factureren en digitaal factureren bespaart je een hoop tijd, maar wat is dan het verschil?
Modern factureren
Het doel is om facturen snel en correct te verwerken met zo min mogelijk handelingen. Elektronisch factureren en digitaal factureren zorgt voor een snelle verwerking. Om het verschil duidelijk aan te duiden zoomen we in op de begrippen digitale factuur en elektronische factuur.
Digitaal versus elektronisch
Een digitale factuur en een elektronische factuur hebben een andere manier van verwerking. Dat is het verschil. Een digitale factuur is een papieren factuur die leesbaar is op een beeldscherm. Een elektronische factuur is een databestand in computertaal.
Wat is een digitale factuur?
Een digitale factuur is een factuur die digitaal is in te zien en te verwerken. Een digitale factuur is een factuur met ongestructureerde data uitgegeven in PDF of word formaten. Ook een gescande papieren factuur is een digitale factuur. Voorbeeld digitale factuur:
Wat is een elektronische factuur?
Al eerder gezegd is een elektronische factuur een databestand in computertaal. Voor meer verheldering staat hieronder de definitie van een elektronische factuur.
De definitie:
Het ministerie van Economische Zaken definieert een elektronische, ook wel e-factuur als volgt: ¨Een systematisch opgebouwd, digitaal bestand waarin alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben.¨
Verder gebruikt de rijksoverheid de volgende definitie: Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur wordt automatisch verwerkt vanuit het ene systeem in het andere systeem.
Kortom, een e-factuur is een digitaal data bestand met een vaste structuur. Een elektronische factuur is ook wel een UBL factuur. Een UBL bestand herken je door de bestandsnaam XML. Een e-mail met een PDF-factuur als bijlage is bijvoorbeeld geen e-factuur.
Voorbeeld e-factuur
UBL factuur in de vorm van een XML bestand.
Automatiseren van facturen
Elektronische facturen worden automatisch verwerkt in de boekhoudsoftware. Hier heb je geen apart software programma voor nodig. Voor het automatisch verwerken van digitale facturen is een scan- en herkenprogramma de oplossing. Via een app e-mail of webportal worden facturen in diverse bestandstypes aangeleverd. Vervolgens leest het scan- en herkenprogramma de gegevens van de factuur af. Er komt dan automatisch een boekingsvoorstel naar voren. Moderne accountants maken gebruik van scan- en herkensoftware om handmatig werk te voorkomen. Dus, ben je benieuwd naar de voordelen van digitaal factureren?