E-facturatie: wat is het en wat zijn de voordelen?

E-facturatie is het elektronisch versturen en het automatisch verwerken van facturen. Met e-facturatie heb je al je papieren facturen digitaal verwerkt. Zonder handmatig werk. Dit bespaart accountants én ondernemers een hoop tijd op het verwerken van de administratie. E-facturatie is dus een verzamelnaam voor de manier waarop e-facturen worden verwerkt. Een e-factuur zelf is een bestand met een vaste data structuur. Niet te vergelijken met een PDF-bestand dat een vaste structuur heeft. Het is een factuur dat bestaat uit codetaal, wat dus voor het menselijk oog niet te begrijpen is, maar wel voor computers. Aan de hand van de codes leest de computer precies af wat de betekenis is van ieder woord en bedrag. Wat e-facturatie absoluut niet is? Het elektronisch versturen van een factuur in een PDF-bestand.

Zojuist hadden we het over het reguliere PDF-bestand, welk momenteel het meest gebruikte bestand is voor facturen. Bij e-facturatie is de e-factuur een UBL (Universal Business Language) bestand. Het UBL bestand bestaat dus uit codetaal. Deze codetaal is universeel voor Europa, zodat als er zaken gedaan worden binnen Europa je de afnemer een e-factuur kan toesturen. Alle gegevens van de e-factuur staan op een vaste plek en hebben een eigen betekenis. Zo kan een e-factuur dus automatisch worden geboekt.

Je zou zeggen als e-facturatie tijd en kosten bespaart, waarom is het dan niet verplicht? Voor de rijksoverheid is dit wel zo sinds 1 januari 2017. Zij zijn vanaf dat moment verplicht gesteld om alleen nog maar e-facturen te verwerken en te ontvangen. Voor de decentrale overheden en andere aanbestedingsplichtige organisaties is dit sinds 18 april 2019 verplicht gesteld. Sindsdien is UBL als standaard in de publieke sector geduwd. Voor accountantskantoren en ondernemers is het nog niet verplicht om e-facturatie te gebruiken. Het wordt nog té weinig gedragen in het bedrijfsleven. We sluiten alleen niet uit dat dit in de toekomst wel gaat gebeuren.

Er zijn verschillende software mogelijkheden om e-facturen te verzenden of te verwerken. We beginnen bij het verzenden van e-facturen.

Het Peppol netwerk

Het Peppol netwerk, dit is een ERP-softwareplatform, welke ervoor is gemaakt om e-facturen te versturen naar afnemers. Is jouw factuur een PDF bestand, maar wil je de afnemer een e-factuur sturen? Dan is het Peppol netwerk de uitkomst. De software zet automatisch jouw PDF-bestand om in een UBL-bestand. Daarna wordt de factuur automatisch geboekt. Maar let wel. De klant moet wel akkoord zijn dat hij een digitale factuur ontvangt.

OCR-software

OCR-software staat ook wel bekend als Scan en herken-software. Software waarmee je e-facturen automatisch verwerkt. De software herkent de codes en vult automatisch klantgegevens en bedragen in.

DizzyData

DizzyData is een voorbeeld van OCR-software waarmee je e-facturen automatisch verwerkt. DizzyData verwerkt zowel digitale facturen (bijvoorbeeld PDF, Word-document) als elektronische facturen. e-facturen (UBL) vertaalt het platform direct naar een boekingsvoorstel. Kortom, hier komt geen handmatig werk aan te pas. Vervolgens vind je de elektronische facturen net als de digitale facturen terug in het centrale archief. DizzyData genereert zelf een leesbare afbeelding van de e-factuur voor bij het boeken. Dus je hebt één centraal punt voor het verwerken van facturen, zowel digitaal als elektronisch. Daarnaast converteert DizzyData je digitale facturen naar UBL. Deze download je gemakkelijk vanuit het centrale archief. Naast DizzyData zijn er nog meer leveranciers waarmee je e-facturen automatisch kan verwerken. Voorbeelden zijn Elvy en Trifact.

Met e-facturatie voldoe je ten eerste aan de verplichting om zaken te doen met de publieke sector. Daarnaast zijn er nog vele andere voordelen ten opzichte van papieren facturen. We hebben er een aantal voor je op een rijtje gezet:

• Sneller: Je bespaart tijd. Facturen staan direct in de boekhouding.
• Up-to-date: Een snelle verwerking van facturen zorgt voor actuele data.
• Nauwkeuriger: Het proces bestaat uit minder stappen en handmatige handelingen. Dit betekent minder kans op fouten.
• Goedkoper: Je hebt geen print- en portokosten meer. Indirect bespaar je, door bovengenoemde voordelen, ook op arbeidskosten.
• Duurzamer: Door minder papierverbruik wordt CO2-uitstoot verminderd
• Veiliger: Geen spookfacturen meer door controle op IBAN, btw-nummer en KvK-nummer.

Uiteindelijk zijn je facturen ook sneller betaald. Gemiddeld in 7 dagen, zo blijkt. Het is het resultaat van een geautomatiseerd proces. Het verwerken duurt nog geen dag. Waarom zou je dan nog lang op je geld moeten wachten? Wil je meer weten over de voordelen van e-facturatie en wat DizzyData hierin voor jou kan betekenen? Meer informatie hierover vind je op de pagina via de onderstaande button.

Naar de pagina