Hoe lang moet je facturen bewaren voor de belasting? 5 inzichten
Iedere ondernemer in Nederland dient zich te houden aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. Dit is een plicht om je administratie te bewaren gedurende een vastgestelde tijd van 7 jaar. Hoe klein of groot je als ondernemer ook bent. Maar deze plicht vraagt nogal wat van ondernemers en hun accountant. Daarom delen we 5 belangrijke inzichten over het fiscaal bewaren van facturen voor de Belastingdienst.
1. Hoe lang moet je facturen bewaren als particulier?
Je bent als particulier niet verplicht om je administratie te bewaren. Wat de Belastingdienst wel kan doen is tot 5 jaar terug belasting navorderen. Het is daarom wel slim om je facturen, ook wel je administratie tot minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Enkele voorbeelden van wat er dan onder de administratie valt zijn: bankafschriften, loonstroken en de administratie over je hypotheek of aftrekposten.
2. Hoe lang moet je facturen bewaren als bedrijf of zelfstandige?
Ondernemers hebben wel een wettelijke bewaarplicht. Zij moeten de Belastingdienst de mogelijkheid bieden om de administratie tot 7 jaar terug te kunnen controleren. Er zijn ook gegevens die zij 10 jaar moeten bewaren. Maar waarom hanteert de Belastingdienst een wettelijke bewaarplicht en willen zij je administratie controleren? Hier zijn verschillende aanleidingen voor. Bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een verdachte aangifte. Maar ook als er een onderzoek wordt gedaan naar een bepaalde leverancier of zakenpartner van je klant. De inspecteur vraag dan inzage in de administratie en kijkt of hij fouten of onregelmatigheden kan ontdekken.
3. Wat moet je bewaren?
Maar wat moet je dan precies bewaren? Er zijn een aantal basisgegevens van de administratie die een bewaartermijn hebben van 7 jaar. Dit zijn de basisgegevens:
- het grootboek
- de voorraadadministratie
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
De bewaartermijn van 7 jaar start pas wanneer een document niet meer actueel is. Denk aan een factuur dat officieel geboekt is. Pas nadat de factuur officieel verwerkt is, start de bewaartermijn van deze factuur.
Daarnaast zijn er ook gegevens die 10 jaar bewaard moeten blijven. Dit zijn de gegevens van onroerende zaken. Bijvoorbeeld een bedrijfspand. Ook geldt de 10 jaar bewaarplicht voor de uitzondering: het leveren van elektronische-, omroep- en telecommunicatiediensten. Voor andere gegevens kun je afspraken maken met de Belastingdienst om de bewaartermijn korter te maken dan 7 jaar. Ook valt er afspraken te maken over de vorm waarin je je facturen bewaart. Denk aan digitaal facturen bewaren of facturen bewaren op papier.
4. Hoe moet je facturen bewaren?
De manier waarop je gegevens bewaard en ontvangt is onderdeel van de bewaarplicht. Zo kan je facturen digitaal of op papier bewaren. Maar let op! Dit moet wel het originele bestand zijn. De primaire vastlegging van de brongegevens. Dit betekent dat je een factuur die je via de mail ontvangt, ook als digitaal bestand moet bewaren. Natuurlijk mag je deze ook uitprinten en in een map stoppen. Maar de uitdraai geldt dan niet als het origineel. Want oorspronkelijk heb je de factuur als digitaal bestand ontvangen per mail. Facturen veilig in een papieren archief opbergen is hiermee verleden tijd.
5. Digitale facturen bewaren
Digitale facturen moet je ook digitaal bewaren. Het is niet voldoende om een digitale factuur op te slaan. Ook moet je de mail opslaan waarin de factuur als bijlage zit. Hierdoor ziet de inspecteur van de Belastingdienst dat de factuur die is ontvangen per mail, ook daadwerkelijk het originele bestand is wat is opgeslagen. De voorwaarde is om digitale facturen 7 jaar lang te bewaren en dat deze toegankelijk zijn om te controleren voor de inspecteur. Facturen opslaan met behulp van een digitaliseringstool is een mooi hulpmiddel.
Facturen die je via de post op papier ontvangt mag je wel digitaal bewaren van de Belastingdienst. Het bronbestand vervang je daarmee door een digitaal bestand. Voor accountantskantoren is een scan en herken oplossing een handige tool om papieren facturen te digitaliseren. Met een scan en herken oplossing is het niet alleen eenvoudiger om facturen te digitaliseren, maar om dit ook volgens de juiste procedure te doen.
Facturen digitaal bewaren met DizzyData
DizzyData is een scan en herken oplossing waarmee je facturen digitaal kunt bewaren. Met DizzyData beschik je over een eigen online archief. Ook voldoe je hiermee aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Je bewaart documenten en dus je administratie in een beveiligde cloud omgeving. Wordt er vanuit controle een document opgevraagd? Geen probleem. In je digitale archief vind je documenten snel en eenvoudig terug.
Wil je meer weten over facturen digitaal bewaren met DizzyData?