Alexandré Finance over het waarom, wat en hoe van datagedreven werken

Het is dé trend

De trend is al jaren dat het inboekwerk beetje bij beetje verdwijnt. Slimme oplossingen in de markt spelen hier op in. Robotic Accounting, scan en herken, automatische factuurverwerking, salarissoftware. Termen die je als accountant dagelijks tegenkomt. Ook Mark en Robert-Jan zien dat terug in de praktijk: ‘Al jaren zien we dat het handmatig verwerken van de financiële en salarisadministratie steeds meer verdwijnt door automatisering. Van data-verwerking, naar data-interpretatie,’ aldus Robert-Jan. Automatiseren is een trend, waar de meesten accountants gelukkig al stappen in hebben gezet. Meegaan met de trend is namelijk onmisbaar voor het succes van je bedrijf.

Je klant verwacht dit

Naast dat je medewerkers voor het succes van je bedrijf zorgen. Geldt dit ook voor je klanten. Positieve en negatieve ervaringen delen we te pas en onpas aan de wereld via social media kanalen of in ons netwerk. Dit is absoluut van invloed op jouw administratie of accountantskantoor. Reden genoeg om klantverwachtingen helder te hebben. Zo weet je zeker dat je dienstverlening aansluit en weet je klantverwachtingen goed te managen. Dit voorkomt teleurstelling. Robert-Jan vertelt wat dit binnen de accountancybranche betekent: Klanten verwachten van hun accountant dat de personeelsadministratie en financiële administratie realtime bij is.’ Inspelen op deze verwachting is belangrijk voor Alexandré. ‘Je tilt je dienstverlening en de Customer Experience daarmee naar een hoger niveau.’ Hij geeft een voorbeeld: ‘De afgelopen jaren hebben de lage rentestanden ervoor gezorgd dat veel ondernemers een hypotheek willen afsluiten. Om een hypotheek aan te vragen, moeten jaarrekeningen op orde zijn en cijfers up-to-date. Om hier snel en adequaat antwoord op te geven is input van de administratie belangrijk. Die moet bij zijn. Anders zorgt dit voor een vertekend beeld en een ontevreden klant. Door de administratie te automatiseren zorg je dat de administratie altijd bij is en de klant snel is geholpen.’

Het helpt ondernemers verder

Datagedreven werken helpt ondernemers verder. Optimaliseer de dienstverlening, maak eenvoudiger strategische beslissingen, wees je concurrent voor. Alexandré doet dit met behulp van benchmarking. Doordat cijfers up-to-date zijn, is een vergelijking ook valide. Mark: ‘Een benchmark helpt je je eigen positie ten opzichte van de concurrent in kaart te brengen, zodat je hier tijdig op kan anticiperen.’ Hij geeft aan dat wanneer je de prestaties en verbeterpunten vergelijkt met die van concurrenten, dat je al snel kan bepalen waar je het voordeel haalt. Datagedreven werken in combinatie met benchmarking biedt nog meer financiële mogelijkheden.‘Wanneer je alles zo hebt ingeregeld om datagedreven te kunnen werken, zie je precies wat er gebeurt in de administratie. Zie je bij een klant een piek in de personeelskosten? Dan kan ons advies luiden: Misschien is het verstandig om je personeelskosten tegen het licht te houden. Want, dit is het gemiddelde van de markt en daar zit jij nu ver boven.’

Je blijft een aantrekkelijke organisatie

Datagedreven werken zorgt ervoor dat jij de ondernemer beter bij kunt staan. Zeker met benchmarking. Robert-Jan: ‘Als jij als klant kunt kiezen tussen een kantoor waar je alles in één keer online doorstuurt én toekomstgericht advies krijgt of een kantoor waar jij de schoenendoos moet brengen en achteraf advies krijgt, dan is de keus snel gemaakt. Zeker voor de nieuwe generatie ondernemers. Los van de markt vind ik zelf dat je daar als kantoor ook naar toe moet bewegen. Je bent een expertisepunt voor de ondernemer.’

Meer opdrachten en dus ook een winstgevender kantoor

Mark: ‘Heb je de administratie op orde, dan kun je veel makkelijker signaleren. De administratie is eigenlijk mooie input om contact op te nemen met de klant. Dus om het gesprek aan te gaan met klanten. We zien nu dit gebeuren in de administratie, heb je daar aan gedacht?’ Datagedreven werken biedt méér verkoopkansen en draagt bij aan het grotere doel: een winstgevender kantoor.

Slimme software is essentieel. Denk aan een online dashboard tool, waarmee je data slim interpreteert. Robert-Jan: ‘Wij werken met DizzyData, Nmbrs, Exact Online en Speedbooks. Met slimme software en een benchmarktool help je ondernemers nog verder. Door hun software-straat zijn zij in staat goed te benchmarken. Bij een tandarts kan dat bijvoorbeeld zijn hoeveel omzet op basis tegenover de tijd dat iemand in een tandartsstoel zit. Koppel dat gegeven aan andere ondernemers in dezelfde branche en zij zien precies hoe ze presteren ten opzichte van de concurrent.’ Ook een goede klantrelatie is voor het kantoor een belangrijke factor. ‘Een goede klantrelatie is een facilitator; basis voor de samenwerking. Zonder deze relatie krijg je de juiste informatie niet (tijdig) en zal de ondernemer minder snel geneigd zijn advies bij je te vragen en advies van je aan te nemen. ‘Een goede relatie werkt vertrouwen’, eindigt Mark.

Inmiddels is het datagedreven werken bij Alexandré Finance een vast onderdeel van hun werkproces. Ben jij benieuwd hoe zij dat in de praktijk hebben aangepakt? Schrijf je dan in voor de online Lunch en Learnsessie: Van datagedreven werken naar adviseren met Nmbrs en DizzyData en kom meer te weten over:

• hoe je datagedreven werken in de praktijk aanpakt;
• welke slimme tools je hiervoor nodig hebt;
• welke data je gebruikt;
• wat de datapunten zijn waarop je adviseert.

Lunch en Learnsessie