Hoe geautomatiseerd is je kantoor? 3 vragen die accountants zichzelf moeten stellen
Als accountant ben je veel tijd kwijt met het verwerken van administraties. Je bent erop gericht dit zo goed en zo snel mogelijk te doen, maar dit is niet altijd even gemakkelijk. Je hebt immers te maken met factoren als tijdsdruk, piekbelasting, veel handmatig (controle)werk en (soms stroeve) communicatie met klanten. Efficiënter, sneller en beter werken? Dan is automatisering de sleutel.
Maar het blijft lastig. Je moet immers ook tijd vrijmaken om te beginnen met automatiseren. Daarnaast moet je ook nog eens aan de slag met een wirwar aan systemen, koppelingen en communicatie- en boekhoudplatformen… Er blijkt dus flink wat voor nodig om zo efficiënt en geautomatiseerd te kunnen werken als je zou willen. Wil je als accountant je automatisering een boost geven? Dan is het belangrijk om eerst te bepalen waar je staat. Daarom delen we hier 3 vragen die je jezelf kunt stellen om zo te bepalen hoe geautomatiseerd je bent.
Welke systemen en oplossingen gebruik je?
De meeste kantoren werken met behoorlijk wat systemen en oplossingen. Iets dat automatisering behoorlijk kan tegenwerken. Zeker wanneer systemen niet goed met elkaar kunnen koppelen of communiceren. Veel accountants herkennen bijvoorbeeld de welbekende straat met verschillende boekhoudpakketten, systemen voor factuurherkenning, autorisatie, interne en externe communicatie, software voor het tracken van resultaten en tevredenheid… Maar niet iedereen heeft dan ook gelijk een duidelijk beeld van alle systemen die hiervoor gebruikt worden. Dit tegengaan? Maak een overzicht van alle systemen waarmee je werkt en de rol die ze spelen binnen je kantoor. Klinkt simpel, maar je hebt er echt wel wat tijd en inzicht voor nodig. Het is echter wel de moeite waard, want pas wanneer je dit geïnventariseerd hebt kan je echt beginnen met automatiseren.
Zijn je kanalen en processen gecentraliseerd?
Heb je een overzicht van alle bestaande systemen en oplossingen opgesteld? Dan is het tijd om jezelf de volgende vraag te stellen. Namelijk: hoe gecentraliseerd werk je? Het centraliseren van kanalen en processen is echt onmisbaar voor kantoren die efficiënt en snel willen werken. Voor accountants is dit misschien wel de cruciale factor die automatisering mogelijk maakt. Een inventarisering van bestaande systemen helpt je bepalen welke platformen, systemen en kanalen je waarvoor gebruikt en of je ze wel optimaal inzet. Vervolgens kan je de juiste stappen zetten om deze systemen én de bijbehorende processen te centraliseren. Waarom het verstandig is om te werken vanuit een centrale plek? Het centraliseren van werkzaamheden zorgt ervoor dat je processen goed op elkaar in kan laten spelen, efficiënter kan werken en gestroomlijnd kan communiceren. Dit is de basis voor een geautomatiseerd kantoor. Weet je niet waar je precies moet starten? Kijk eens naar een geïntegreerde oplossing, zodat je kan werken met een gecentraliseerd all-in-one platform.
Heb je een duidelijk overzicht en goede inzichten?
Wil je zeker weten dat deze veranderingen ook daadwerkelijk resultaten opleveren? En wat deze resultaten nou precies zijn? Dan is het tijd voor de volgende stap: inzicht en overzicht. Wanneer je werkt met een gecentraliseerde en geïntegreerde oplossing wordt het namelijk mogelijk om het overzicht te bewaren en inzichten te creëren. Zo kan je jouw tijd en middelen niet alleen op een nieuwe (en uiteraard efficiënte) manier gaan managen. Zo weet je bijvoorbeeld precies waar je op bespaart, wat je nou eigenlijk aan het automatiseren bent, en waar er nog winst te behalen valt.
Uiteindelijk zijn automatisering en efficiënt werken de sleutel voor een toekomstgericht advieskantoor. Wil je weten hoe andere kantoren de transitie hebben gemaakt? Lees het in ons ebook: Een succesvol advieskantoor begint bij de backoffice.