Zo werkt scan en herken software. Plus 6 voordelen!

In de accountancybranche worden termen, zoals digitale factuurverwerking en scan en herken software door elkaar gebruikt. Beide termen slaan op het automatiseren van de boekhouding. Eén belangrijk verschil. Scan en herken is een verzamelnaam dat niet alleen betrekking  heeft op het automatisch verwerken van facturen. De software is ook ontwikkeld voor verkoopdossiers, brieven, enquêtes en ga zo maar door. Digitale factuurverwerking daarentegen is een specifieke term voor de accountancybranche. Hiermee wordt alleen het verwerken van facturen aangeduid.

Het handmatig overtypen van facturen is met scan en herken software, zoals DizzyData afgedaan. Ook de ouderwetse stempel en de communicatie rondom een factuur vindt hiermee digitaal en geautomatiseerd plaats.

Scan en herken (OCR) software leest gegevens automatisch af van facturen.  Denk aan gegevens, zoals factuurnummer, Iban-nummer, bedragen, datum. Na het scannen van gegevens stelt de software automatisch een boeking voor. Je controleert of het voorstel valide. De software boekt een factuur automatisch na akkoord.  Op welke manier werkt digitale factuurverwerking?

DizzyData, ook wel digitale factuurverwerking tool, fungeert als voorportaal van de boekhoudsoftware. Het proces van een factuur dat verwerkt wordt met DizzyData ziet er dan als volgt uit:

Via een mailadres, een app of webportaal lever je facturen aan. Het begint bij het scannen van papieren documenten. Dit met behulp van een app of scanapparaat. Digitale documenten worden rechtstreeks via de mail naar DizzyData verzonden. De ingezonden documenten worden vervolgens verwerkt. De software screent de factuur en leest de gegevens van de factuur af. De informatie van de factuur wordt gematcht met de relatiegegevens vanuit het boekhoudpakket. Na de matching doet de software een boekingsvoorstel. Je valideert het voorstel, welke na goedkeuring automatisch wordt opgeslagen in het digitaal archief. De boeking met bijbehorende factuur is hiermee ook terug te vinden in de boekhoudsoftware.  Het is mogelijk om facturen door meerdere personen af of goed te laten keuren. Dit wordt ook wel autorisatie genoemd. Het proces van autorisatie kun je met behulp van DizzyData ook automatiseren.

De herkenningsmachine van een digitaal factuurverwerkingstool, zoals DizzyData moet optimaal zijn. Pas dan is de software in staat om een uitstekend boekingsvoorstel te presenteren. Ook de koppeling tussen het boekhoudpakket en de scan- en herken software mag geen ruis bevatten. Dit omdat gegevens tussen het boekhoudpakket en DizzyData worden uitgewisseld. De herkenningsmachine en de koppeling zijn twee complexe, maar onmisbare elementen waaruit scan- en herken software bestaat. De herkenning van een scan- en herken oplossing zoals DizzyData bestaat uit Machine Learning en patronen herkenning. Hiermee brengt de herkenning van DizzyData een optimaal resultaat met zich mee.

Door factuurverwerking te automatiseren met DizzyData bespaar je tijd en kosten. De 6 voordelen van digitale factuurverwerking met DizzyData voor jou op een rijtje:

1. Up to date administratie

Inkoop- en verkoop facturen worden direct verwerkt in je administratie, waardoor deze altijd up-to-date is.

2. Online samenwerken

DizzyData draait in de cloud. Zo heb je overal en altijd toegang tot administraties op elke locatie en apparaat met internettoegang. In DizzyData kun je diverse gebruikers toevoegen. Zo kan je ook samen met jouw ondernemer altijd en overal online samenwerken.

3. Digitaal archief

Een factuur terugzoeken in een papieren archief is een opgave. Met een digitaal archief in de cloud kun je de factuur met de juiste filter direct opzoeken.

4. Snelle verwerking

Met behulp van DizzyData vindt er realtime automatische herkenning plaats van facturen. Met papieren documenten gaat dat proces een stuk langzamer. Repeterende facturen kun je met DizzyData volledig automatisch doorboeken. Het systeem verricht dan direct een boeking, zonder voorstel.

5. Tijdsbesparing

Door middel van DizzyData kun je meer administraties verwerken in een kortere periode.

6. Het levert geld op

DizzyData bespaart tijd, waardoor rt ruimte is voor nieuwe klanten. Bijkomende klanten kan je met DizzyData in hetzelfde tijdsbestek als voorheen verwerken. Dit levert jou alleen maar geld op.

Ben je benieuwd wat scan- en herken software, zoals DizzyData, accountants- en administratiekantoren heeft gebracht? Lees dan op de webpagina klantverhalen, welke successen kantoren behaald hebben door gebruik te maken van scan- en herken.

LEES DE VERHALEN