Klaar voor de toekomst: 3 tips voor een succesvolle IT-implementatie

Reindert is eigenaar van Docco en begeleidt kantoren bij digitale transformaties. Want een transformatie, daar komt nog een hoop bij kijken. Het voordeel is wel dat het aan de eindstreep een hoop oplevert. Meer tijd voor advieswerk, meer verwerken in een kortere periode, tevreden klanten en ga zo maar door. En nu helpt Reindert andere kantoren bij IT-vraagstukken. Vanuit zijn ervaring bij zowel grote als kleine kantoren deelt hij drie verandertips, waarmee je zelf aan de slag kan.

Een welbekende succesfactor voor veranderingen binnen jouw kantoor, is het meenemen van de medewerkers. Maar hoe doe je dat precies? ‘Een gevarieerde projectaanpak is dé manier om iedereen binnen je kantoor mee te krijgen’, zegt Reindert. Hij gaat verder. ‘Er zijn verschillende soorten mensen binnen je bedrijf. En zij hebben allemaal een andere manier nodig om gemobiliseerd te worden tot verandering. Het is dan ook een misvatting dat je met een standaard project-aanpak mensen weet om te turnen.’ Reindert gaat uit van de theorie van Caluwe, een kleurenmodel. Dit model hanteert vijf kleuren. En iedere kleur heeft zijn favoriete manier waarop men deelneemt in de verandering. Hij geeft drie voorbeelden:

Een blauw type persoonlijkheid
Stel je voor dat de collega binnen jouw kantoor een blauw type persoonlijkheid heeft. Dan neem je deze collega mee in een verandering met een duidelijke structuur en een concrete planning. Ontbreekt dit? Dan is het iemand die in de weerstand gaat. Het beste wat je kan doen bij een grote groep blauwgedreven mensen, is het hebben van een dag tot dag projectplanning en het voortdurend delen van tussentijdse resultaten.

Een rood type persoonlijkheid
Mensen met een rood type persoonlijkheid mobiliseer je met een team-gevoel is. Stel dat je aan de slag gaat met scan-en-herkensoftware. Het team dat als eerste werkt met de nieuwe software, zet je dan in het zonnetje.

Een groen type persoonlijkheid
Mensen die groendruk denken mobiliseer je tot verandering, wanneer zij in een leersituatie worden gebracht. Het houden van lunch- en learnsessie is hiervoor een goed initiatief. Dit geeft ze de ruimte om met andere collega’s in gesprek te gaan over de nieuwe software.

Tot slot, vergeet niet om van alle vijf de kleuren de ingrediënten toe te voegen in je projectaanpak. Je triggert hiermee iedere medewerker om te veranderen.

Een van de bekendste veranderprincipes is: zonder urgentie geen verandering. Maar hoe creëer je een gevoel van urgentie bij je medewerkers of in je partner-team? ‘Stel dat medewerkers of een partner niet de noodzaak inziet om te veranderen. Door urgentie van buiten naar binnen te halen creëer je dit gevoel wel. Een voorbeeld: laat een aantal medewerkers meekijken bij een ander kantoor. Zo zien ze dat het ook innovatiever kan. Je maakt ze bewust van hun positie in de markt. Mijn ervaring is dat een bezoek bij een kantoor dat al verder is, veel enthousiasme oplevert. En je partner krijg je mee door dit te delen. ‘Kijk dit zijn de mogelijkheden, zonde als we dat onbenut laten.’’

‘Als je de informele leiders weet te mobiliseren als ambassadeurs, dan wordt een verandering sneller gedragen binnen de organisatie.’ Reindert vertelt over het verschil tussen informeel- en formeel leiderschap. Informeel leiderschap zijn bijvoorbeeld de invloedrijke mensen bij de koffiemachine. Formeel leiderschap dat zijn de partners. ‘De informele leiders zijn invloedrijk. Als je deze aanstelt als ambassadeurs, dan gaan ze harder lopen voor de doelen en dingen die ze mede hebben bepaald. En omdat ze een toch een soort gezag hebben in de ongeschreven regels, zullen andere collega’s ook eerder meegaan in een verandering.’

Wil je weten hoe de accountant er in 2025 uitziet? En welke trends en ontwikkelingen het accountancyvak snel verandert? Download dan ons e-book: De Accountant van 2025. Deze trends en ontwikkelingen schudden het accountancyvak op.

DOWNLOAD HET E-BOOK