RPA en factuurverwerking

Allereerst is het handig om te weten wat RPA precies is. RPA staat voor Robotic Process Automation, kortgezegd is het software om repetitieve en/of administratieve bedrijfsprocessen te automatiseren. Hierbij worden menselijke handelingen ,die repeterend en voorspelbaar zijn, geïmiteerd of nagebootst door een robot. We hebben het hier niet over een fysieke robot, maar softwarecomponenten (“bots”) die deze handelingen automatisch uitvoeren.
Enkele werkzaamheden die RPA kan oppakken:

RPA-software heeft overlappingen met AI en Machine Learning, maar heeft geen eigen interpretatie, het zal dus nooit zelf dingen bepalen of bedenken. Het werkt aan de hand van besturingssystemen en business rules of workflows.

RPA kent vele voordelen! hieronder staan er een aantal  benoemd:

Het belangrijkste voordeel is dat je door Robotic Process Automation te gebruiken mensen de tijd geeft om te doen wat zij het beste doen. Denk hierbij aan klantwaarde toevoegen, creatief nadenken om problemen op te lossen en nieuwe groeikansen vinden voor het bedrijf.

Binnen de accountancybranche wordt RPA, vooralsnog, voornamelijk gebruikt in relatie tot administratiesystemen. Het handmatig overtypen van gegevens is daarmee verleden tijd. Dit bespaart accountantskantoren veel tijd en voorkomt fouten. Met een goede inzet van RPA maak je het administratieve proces efficiënter. Uiteindelijk zorgt het ervoor dat je beschikt over betrouwbare en actuele data. In combinatie met de tijd die je bespaart kun je de data gebruiken om ondernemers te voorzien van een impactvol advies.
Daarmee wordt duidelijk dat de accountant, ondanks de technologische ontwikkelingen, zijn bestaansrecht houdt. Echter, zal zijn rol veranderen. Dit geldt met name voor de backoffice accountant die verantwoordelijk is voor de administratieve processen. Hij/zij wordt steeds belangrijker in het adviesproces.

Kortom, RPA zal geen significante invloed hebben op het personeelsbestand. Robot-accountants zijn en zullen nooit echte accountants worden. Hoe krachtig deze oplossingen ook zijn, zij zullen nooit in staat zijn om menselijke connecties, emoties, intuïtie en motivatie te vervangen. Hetgeen dat uiteindelijk van essentieel belang is voor waardevol klantcontact.

Één van de meest gebruikte RPA toepassingen binnen de administratieve processen van het accountantskantoor is scan en herken. RPA is een onderdeel van de software, want voordat de ‘robot’ aan de slag kan moet hij eerst begrijpen welke informatie hij nodig heeft om zijn taak uit te voeren. Daarbij is hij afhankelijk van gestructureerde tekst, terwijl bonnetjes en facturen vaak als afbeelding worden aangeleverd. Daarom worden de afbeeldingen, met OCR, eerst omgezet naar tekst. Vervolgens geeft machine learning structuur aan in de tekst, zodat de “robot” hiermee aan de slag kan.

Het is mogelijk om de informatie van een factuur volledig automatisch in je boekhoudpakket te verwerken. Dit is afhankelijk van de opdrachten die je de “robot” geeft. Zo kun je met diverse workflows zelf bepalen in welke mate je automatiseert.

Naast RPA voor factuurverwerking zijn er tal van andere toepassingen voor RPA binnen het accountantskantoor. Onderzoeksbureau GBNED schreef een rapport over RPA en robotic accounting en noemt onder andere de volgende toepassingen:

Invoeren van orders op basis van ontvangen (web)formulieren;

Natuurlijk zijn er nog andere gebieden waarin je RPA kan toepassen. Denk aan “robots” voor:

Besluit je zelf aan de slag te gaan met robotic process automation? Dan hebben we tot slot nog een aantal tips voor je:

RPA heeft dus vele voordelen voor je boekhouding! Wil je weten en ervaren wat wij kunnen doen om uw boekhouding te automatiseren, aarzel dan niet en klik op de knop hieronder!

LEES MEER