Waarom declaraties digitaliseren?

Het verwerken van declaraties zorgt regelmatig voor problemen. Continue gedoe, met bonnen die die kwijtraken, opgezocht moeten worden of echt kwijt zijn. Daarnaast is het vaak een omslachtig proces, waarbij het voorkomt dat een declaraties in het proces blijft steken. Met ontevreden werknemers als gevolg.

Declaraties digitaal verwerken

Gelukkig kan het tegenwoordig een stuk eenvoudiger. Er zijn genoeg software oplossingen die de mogelijkheid bieden het proces te digitaliseren en automatiseren. En dat loonst. Uit onderzoek van Aberdeen Group werd duidelijk dat er een tijdswinst van 35% behaald wordt ten opzichte van handmatig onkostenbeheer. En de kosten? Die kunnen maar liefst 75% dalen. Dit komt omdat het digitaal verwerken van declaraties een aantal voordelen met zich mee brengt:

Voordelen digitaal declaraties verwerken

  • Eenvoudig declaraties indienen

Werknemers hebben een app, waarmee ze direct na aankoop een foto van hun transactie kunnen maken. Hierna sturen ze de foto naar de boekhouding waar hij
automatisch wordt verwerkt. Kortom, foto maken, insturen en klaar.

  • Declaraties nooit meer kwijt

Alle bonnetjes slaat de software op in een digitaal archief. Je vindt ze ten allen tijden terug.

  • Beoordelen met één druk op de knop

Stel autorisatie workflows in voor controle. Zo komen declaraties automatisch bij de juiste persoon terecht. Met één druk op de knop keurt hij/zij hem goed of af.

Declaraties verwerken in de boekhouding

Digitaal verwerken is een eenvoudig proces dat bestaat uit 4 stappen.

1. Declaratie indienen

Weg met die ingewikkelde declaratieformulieren. Medewerkers maken een foto van hun bon en dienen de declaratie direct in door hem te uploaden. De software scant de bon en koppelt die aan de juiste grootboekrekening.

2. De beoordeling

Via de autorisatie workflow komen declaraties bij de beoordelaar terecht. Hij ziet deze in zijn werkoverzicht. Ook de medewerkers hebben inzicht in de status van het proces.

3. Controle

Tijd voor controle. De beoordelaar keurt de declaraties goed of af. Bij akkoord wordt de declaratie automatisch doorgezet ter betaling.

4. Verwerking

Een kopie van de declaratie vind je automatisch terug in het online archief. Er wordt informatie over de beoordelaar en declarant toegevoegd. Zo zie je wie wat en wanneer heeft gedeclareerd en wie het heeft beoordeelt.

Declareren met de DizzyData app

De app van DizzyData helpt je de bonnetjes verzamelen, doordat je ze eenvoudig aanlevert met de app. Hiermee geef je werknemers de mogelijkheid hun bonnetjes digitaal aan te leveren. Van hieruit zijn er verschillende manieren om de declaratie te verwerken. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op!

Contact