Wat is e-facturatie? En waarom gebruik je het?

E-facturatie staat voor Elektronische Facturatie. Een e-factuur is een bestand met een vaste structuur. Daardoor is een e-factuur makkelijk te lezen door een scan en herken oplossing. Met e-facturatie verwerk je makkelijk bestanden van het ene boekhoudpakket in het andere. Geheel automatisch.

Voordelen van e-facturatie

Met e-facturatie voldoe je ten eerste aan de verplichting om zaken te doen met de publieke sector. Daarnaast zijn er nog vele voordelen. We hebben er een aantal voor je op ene rijtje gezet:

Sneller: Je bespaart tijd. Facturen staan direct in de boekhouding.

Up-to-date: Een snelle verwerking van facturen zorgt voor actuele data.

Nauwkeuriger: Het proces bestaat uit minder stappen en handmatige handelingen. Dit betekent minder kans op fouten.

Goedkoper: Je hebt geen print- en portokosten meer. Indirect bespaar je, door bovengenoemde voordelen, ook op arbeidskosten.

Duurzamer: Door minder papierverbruik wordt CO2-uitstoot verminderd

Veiliger: Geen spookfacturen meer door controle op IBAN, btw-nummer en KvK-nummer.

Uiteindelijk zijn je facturen ook sneller betaald. Gemiddeld in 7 dagen, zo blijkt. Het is het resultaat van een geautomatiseerd proces. Het verwerken duurt nog geen dag. Waarom zou je dan nog lang op je geld moeten wachten?

Keurmerk e-factureren

Er bestaat al een tijdje geen keurmerk meer voor e-facturatie. Wel is er de Nederlandse PEPPOL-autoriteit. Deze autoriteit ziet erop toe dat e-factureren veilig gebeurt. Hiervoor hebben zij een Peppol-afspraken stelsel opgesteld. In combinatie met de controle op IBAN, btw-nummer en KvK-nummer biedt Peppol een veilig netwerk voor e-factureren.

E-facturatie verplicht?

De Europese Commissie is in 2008 gestart met PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine). Sins 1 januari 2017 is het voor de rijksoverheid verplicht e-facturen te verwerken en ontvangen. 11 jaar later, 18 april 2019, heeft de rijksoverheid e-factureren ook voor decentrale overheden en andere aanbesteding plichtige organisaties verplicht gesteld. Hiermee is UBL (Universal Business Language) als standaard in de publieke sector geduwd. UBL is het standaardformaat voor een e-factuur. Overigens kan je UBL facturen vaak ook per mail aan deze instantie aanleveren.
Voor accountantskantoren en ondernemers is het nog niet verplicht om e-facturatie te gebruiken. Maar we sluiten niet uit dat dit in de toekomst wel gaat gebeuren.

Eisen elektronische factuur

Een elektronische factuur moet aan dezelfde eisen voldoen als alle andere facturen. Maar, er gelden voor e-factureren ook nog aanvullende eisen. Op haar website omschrijft de belastingdienst deze 3 eisen:

De e-factuur moet voldoen aan de wettelijke eisen die ook gelden voor papieren en digitale facturen;

De afnemer moet akkoord gaan met het feit dat hij een e-factuur toegestuurd krijgt. Is je klant niet akkoord met het ontvangen van een elektronische factuur? Dan mag hij die e-factuur weigeren;

Je moet ervoor zorgen dat de factuur altijd voor de mens leesbaar gemaakt kan worden.

E-facturatie voor accountants

Met e-facturatie is een een standaard format voor facturen. Dit zorgt ervoor dat de gegevens op de factuur altijd juist geïnterpreteerd worden. Want, met het standaard format is het voor elk softwarepakket duidelijk waar het de informatie kan vinden. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld pdf-facturen die nog wel eens qua indeling kunnen verschillen. Daarnaast kun je tot op regelniveau facturen uitlezen, wat mogelijkheden biedt om het boekhoudproces verder te automatiseren.

De eerste stap naar e-facturatie

Het gebruik van e-facturatie neemt, weliswaar met kleine stapjes, toe. Werk je samen met overheden? Dan ontkom je niet aan e-facturatie. Maar, bij commerciële bedrijven zien we dat digitaal factureren vaak nog de standaard is. Wil je snel kunnen anticiperen op de ontwikkelingen? Zorg dan dat je beschikt over een platform dat zowel digitaal- als elektronisch factureren ondersteunt.

DizzyData verwerkt zowel digitale- als elektronische facturen. Via één centraal platform houd jij grip over je factuurstromen. Meer lezen over e-facturatie met DizzyData? Klik dan op onderstaande button.

Lees meer