Wat is een UBL factuur?

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een bestand dat in ‘xml’ formaat is opgemaakt. UBL maakt factuur uitwisseling tussen software mogelijk. Boekhoudpakketten lezen de bestanden automatisch uit en boekt ze vervolgens in.

Via het Europese Peppol netwerk wisselen maker en ontvanger veilig e-facturen uit. Deze stuur je naar KvK en OIN nummers. Voor het uitwisselen van facturen met de Nederlandse Overheid is e-facturatie sinds 2019 verplicht. Het is niet uitgesloten dat ook particuliere bedrijven steeds meer met e-facturatie gaan werken.

Met UBL worden facturen omgezet in gestructureerde data bestanden, zodat alle informatie op een vaste plek staat. Met een stukje code krijgen de gegevens een eigen betekenis, waardoor het boekhoudprogramma deze herkent. Het boekhoudpakket leest het UBL bestand uit en boek deze automatisch in de administratie. Kortom, door structuur en betekenis mee te geven worden facturen automatisch van het ene in het andere boekhoudpakket verwerkt.

UBL facturen kun je niet opstellen via word of excel. Er zijn verschillende factuurprogramma’s, waarmee je gemakkelijk ubl facturen maakt. Sommige boekhoudprogramma’s hebben daar een module voor. Andere maken het mogelijk een factuurprogramma te koppelen.

UBL facturen worden automatisch uitgewisseld via het PEPPOL netwerk. Ben je daar niet bij aangesloten? Ook dan kun je UBL bestanden ontvangen. Met scan en herken verwerkt je zowel digitale (bijvoorbeeld PDF,Excel en Word)- als elektronische facturen. De software leest het bestand uit en verwerkt deze automatisch.

Hoe ziet zo een ubl factuur er dan uit? We laten het zien aan de hand van een voorbeeld. Je ziet de ubl factuur in het boekingsscherm van het platform van DizzyData. Het XML bestand is ingelezen en de gestructureerde gegevens zijn herkent en gematched.

Je factuurdata is automatisch herkent, omdat het gestructureerd en gecodeerd is om makkelijk uit te lezen. Hierdoor is elektronisch factureren zee accuraat. Facturen worden écht volledig herkent. Dit voorkomt ook fouten. Sterker nog, fouten door menselijk handelen zijn onmogelijk. Maar er is meer:

UBL bespaart kosten

Omdat je alles foutloos en automatisch verwerkt bespaar je tijd en dus geld. Elektronisch factureren verlaagt je kosten. Je hebt minder mensen nodig om hetzelfde of zelfs meer te doen.

UBL is veiliger

Verzend je de UBL-facturen via een e-facturatie netwerk? Dan zijn een aantal zaken rondom veiligheid goed voor je geregeld. Er zijn KYC criteria voor registratie op het netwerk, zodat je niet hoeft te twijfelen aan de authenticiteit van de verzender.

Daarnaast controleer het netwerk op op een aantal unieke kenmerken, zoals KvK-nummer. Hierdoor zijn spook- en dubbele facturen verleden tijd.

Met UBL altijd up-to-date

Automatische factuurverwerking bespaart niet alleen kosten en tijd. Je bent ook nog eens altijd up-to-date. De factuur is direct geboekt. Met actuele cijfers heb je realtime inzicht in jouw financiële situatie.