Wat is KYC precies?

Om te voorkomen dat witwassen op grote schaal voorkomt in Nederland, zijn accountantskantoren verplicht om de klant te screenen vóórdat deze een product of dienst afneemt. De zogehete KYC verificatie. Maar wat houdt KYC precies in? Wat zegt de wetgeving over KYC? Waarom is een goed KYC beleid belangrijk? En welke KYC tools zet je als Accountantskantoor in? In dit artikel brengen wij het voor je in kaart.

KYC betekenis

Wat betekent KYC? Dit betekent letterlijk Know Your Customer (ken je klant) én de bijbehorende risico’s. KYC heeft als doel om witwassen, fraude en terrorisme tegen te gaan. Het gaat er dan ook om dat je als accountant je klant goed moet kennen voordat deze als klant wordt geaccepteerd. Voordat deze persoon een product of dienst kan afnemen, moet de persoon eerst geverifieerd worden: Wie is deze persoon, van welk land is hij fiscaal inwoner, kan hij een risico vormen en wat zijn de intenties met het af te nemen financiële product of dienst? Hoe het verificatieproces precies is vormgegeven lees je bij KYC Verificatie.

De KYC wetgeving

De maatregelen voor KYC zijn vastgelegd in de Nederlandse en Europese wetgeving. Zo zijn ze verankerd in de Wet op het financieel toezicht (Wft), de Sanctiewet 1997 en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Alle banken, financiële instellingen, waaronder dus accountants en financieel adviseurs zijn verplicht een goed KYC beleid te voeren. Daarnaast zijn ze verplicht een melding te doen bij de Belastingdienst wanneer ze iets vreemds constateren. Zo hangt er nog wel behoorlijk wat op de schouders van een accountant. Maar door een goed KYC beleid te voeren voorkom je dat je de verkeerde cliënt binnenhaalt.

Waarom een KYC beleid?

Het KYC beleid houdt in dat je als potentiële klant geïdentificeerd en vervolgens gescreend wordt op mogelijke risico’s voordat een bedrijf je accepteert. Met een KYC beleid voorkom je dat je een klant aanneemt die doet aan witwaspraktijken, belastingontduiking en terrorismefinanciering. In het beleid staan concrete werkinstructies om een potentiële klant goed te screenen. We geven een voorbeeld van een werkinstructie. Een klant moet een verklaring afleggen van welk land hij fiscaal inwoner is. Bij deze werkinstructie komen concrete vragen kijken, zoals: Wanneer vragen wij om een verklaring? Hoe kan de klant die verklaring geven? Is dit digitaal, schriftelijk of op afspraak op kantoor.

Een middel om de identiteit van een klant te achterhalen is het KYC formulier. Iedere accountant is verplicht om een uniek KYC formulier of -sjabloon in huis te hebben.

KYC verificatie

Hoe verloopt dan het verificatieproces van een cliënt? Je start eerst bij een verificatie van de identiteit van een cliënt. Bepaal wel op voorhand wie er officieel getoetst moet worden. Dit is namelijk de UBO (ultimate beneficial owner), ook wel belanghebbende. De UBO is de natuurlijk persoon die de uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een juridische entiteit. Wanneer de UBO is bepaald volgt het verificatieproces. Tijdens het proces check je de volgende documenten en gegevens:

1. een identiteitsbewijs met foto;
2. een bewijs van de geboortedatum en,
3. een bewijs van het adres.

Stapsgewijs ziet de gehele KYC check er als volgt uit:

Stap 1. Stel vast of het bedrijf onder de Wwft valt.
Stap 2. Identificeer de klant.
Stap 3. Verifieer de identiteit van de klant.
Stap 4. Achterhaal welke persoon de UBO is.
Stap 5. Maak een riscio-inschatting van de UBO nadat je de eerdere stappen hebt doorlopen.
Stap 6. Blijf de cliënt monitoren op witwassen, criminaliteit en terrorisme door transacties in de gaten te houden.

Deze verificatie, ofwel KYC check kan elektronisch uitgevoerd worden met de gegevens die online zijn verzameld. Dit is veiliger en sneller dan dat je de check handmatig uitvoert aan de hand van fysieke documentatie.

KYC tools

Met handige tools kan je de KYC check ook elektronisch uitvoeren. Ondato is hiervan een voorbeeld. Dit is een cloudgebaseerde oplossing voor financiële instellingen met tools voor identiteitsverificatie. Het pakket aan tools bevat onder andere identiteitsverificatie via foto- en video, alsook biometrische gezichtsverificatie. iComplyKYC is weer een voorbeeld van een leverancier dat een totaal oplossing aanbiedt voor het bestrijden van witwaspraktijken. De oplossing stelt bedrijven in staat om de naleving van de KYC verregaand te automatiseren. Hiermee kunnen financiële instellingen risico’s bij transacties identificeren door voortdurend toezicht te houden op controlelijsten, politiek prominente personen en meer. Zo zijn er nog een tal van andere software leveranciers beschikbaar, waarmee je het KYC proces automatiseert. Een overzicht van verschillende leveranciers vind je via de onderstaande button.

Bekijk overzicht