Hoe je voorgoed een einde maakt aan de kwartaalstress?

‘Van den Akker Accountancy is in 2005 opgericht en telt nu ongeveer 10 medewerkers. We richten ons voornamelijk op de uitzendbranche en zijn de digitale accountant van het Westland. 10 jaar geleden hebben we de digitalisering in gang gezet. Samen met mijn zoon, die HBO accountancy studeerde, heb ik toen het eerste velletje gescand. Het was het startsein van een ingrijpend en innovatief project, waarbij de digitalisering volledig in de werkwijze is gevat’, vertelt Leen.

Er is 8 maanden intensief gewerkt aan het digitaliseren van de werkwijze binnen Van den Akker. Leen neemt ons mee in het traject: ‘We hebben iemand aangenomen met kennis van processen en het vermarkten van diensten, uit de uitzendbranche. Met haar hulp hebben we alle processen uit elkaar gehaald. Bijvoorbeeld de aangifte inkomstenbelasting: Wat moeten we daar nu precies voor doen? Welke acties zijn daaraan verbonden en hoeveel tijd hebben we daarvoor nodig? Die processen hebben we geoptimaliseerd en gestandaardiseerd. Als je het proces op orde hebt dan kan je snel schakelen. De administratie, tussentijdse cijfers, alles is panklaar gemaakt. En ook het samenstellen van de jaarrekening gaat momenteel veel efficiënter.

Als onderdeel van het project is Van den Akker 7 á 8 jaar geleden met scan-en-herken gestart. Sindsdien is het werk zich steeds meer gaan spreiden. ‘Op basis van de data weten we precies hoeveel tijd het verwerken van een factuur kost’, aldus Leen. ‘Als je het plat slaat is bijvoorbeeld een jaarrekening niet veel meer dan een verzameling van facturen. Op basis van het aantal facturen weten we precies hoeveel tijd een jaarrekening etc kost. Zo kunnen we klanten standaard uitzendbranche-en accountancy pakketten aanbieden gebaseerd op het aantal facturen en de mate waarin zij ontzorgt willen worden’.

Binnen de pakketten maken de accountmanagers afspraken en sturen daarop aan. Leen vertelt: ‘We hebben dag, maand en kwartaal klanten. Daarbij is het belangrijk dat de klant consequent aanlevert. We houden regelmatig een planningsoverleg. Daarbij kijken we naar data zoals hoeveel, wat en wanneer de klant heeft aangeleverd. Zien we dat de klant niet consequent aanlevert? Dan communiceren we daar actief over. Het is belangrijk dat je een vinger aan de pols houdt en signaleert waar de problemen zijn. Het is vaak geen issue als je het aankaart. Zolang je maar duidelijk communiceert en denkt in het proces van de klant’.

Met de nieuwe werkwijze zijn piekdrukten verleden tijd. Doordat de processen aan de onderkant op orde zijn kan Van den Akker Accountancy snel schakelen. Essentieel in een samenleving, waarin snelheid en kwaliteit steeds belangrijker worden. ‘Een klant van ons heeft het wel eens gehad over de ver-bol.com-ing van de samenleving. De servicegraad gaat steeds verder omhoog. Maar, als je de bouwstenen op orde hebt kun je snel schakelen. Je moet zorgen dat de klant altijd bij is. Van jaarrekening tot tussentijdse cijfers. Klopt een klant aan met een specifieke adviesvraag? Dan heb je zo de juiste informatie bij elkaar en kom je niet ineens tijd tekort om in de behoeften van je klant te voorzien.

Kortom, wil jij de btw-maand de baas zijn? Zorg dat je de bouwstenen op orde hebt. In ons e-book, ‘De btw-maand de baas. Weg met de piekdrukte’, vind je tips voor de lange- en korte termijn. Je download hem via de button hieronder.

DOWNLOAD HET E-BOOK