50% tijdsbesparing met DizzyData

Het gaat Van Driel Finance voor de wind: eind juli is het bedrijf verhuisd van Capelle aan den IJssel naar een ruimere behuizing in Rhoon, aan de andere kant van Rotterdam. “Dat was wel nodig”, zegt Van Driel. “We werken nu met vier fulltimers en twee dagen in de week een extra kracht en dat werd nogal krap in de oude behuizing. Voordeel is ook dat ik nu op de fiets naar mijn werk kan.”

Van Driel begon in 2007 vanuit huis met zijn eigen administratiekantoor. “Ik merkte dat bij veel accountantskantoren alles om de eigenaar draaide. Medewerkers konden niets als die er niet was. Dat wilde ik anders gaan doen. Het is niet de bedoeling dat alleen de directeur vragen mag beantwoorden. Mijn collega’s zijn er voor de eerstelijns support en ik ben er voor de tweede lijn. Zo kun je de klant efficiënt helpen. 60% van de vragen kan direct worden beantwoord.” Van Driel richt zich op ondernemingen tot MKB+-niveau, tot ongeveer 75 medewerkers. “We zijn gespecialiseerd in beveiligingsbedrijven en ICT-bedrijven. Maar we hebben ook veel bedrijven uit traditionele sectoren in de boeken, zoals detailhandel en bouw.”

Automatisering staat bij Van Driel hoog in het vaandel. “Dat is ook een hobby van me. Een van de ergernissen daarin vind ik dubbele invoer. Daardoor is de kans op fouten vele malen groter. Als je administratie in drie verschillende systemen staat, gaat het gewoon mis als er ergens een kink in de kabel zit. Ook al heb je goede koppelingen. Ik ben er sterk voorstander van om alles in één pakket te verwerken.”

Van Driel vindt het belangrijk dat de factuurverwerking soepel draait. “Je moet niet met veel invoerwerk te maken hebben en het systeem moet stabiel zijn. We werken nu zo’n vier jaar met DizzyData en daar ben ik heel tevreden over. Ik had het eerste gesprek op vrijdagmiddag en een paar uur later draaide het al. Je hebt bovendien zelf de vrijheid om koppelingen te maken en dat vind ik een groot pluspunt.”

DizzyData levert ons 50% tijdsbesparing op, zegt Van Driel. “Ik was daar eerst sceptisch over. Maar bij veel klanten is het boeken van facturen een fluitje van een cent. De gemiddelde zzp’er werkt veel met bonnetjes, dus daar kom je niet onder wat handwerk uit. Dan nog haal ik met DizzyData een tijdsbesparing van 50% op vergeleken met handmatig boeken. De helft tot driekwart van de factuurverwerking kun je gewoon geautomatiseerd doen. Klanten voor wie we in het verleden een dag aan het boeken waren, kunnen we nu in drie uur verwerken. Ging het voorheen in twee uur, dan zijn we nu in een kwartier klaar. Het is afhankelijk van de klant en de facturen.” Het mooiste zijn facturen op A4-formaat, zegt Van Driel. “Die worden altijd herkend in DizzyData. Als het BTW-nummer, het KvK-nummer en het bankrekeningnummer er maar op staan.”

Volgens Van Driel vereist efficiënte factuurverwerking vooral een andere mindset van de klant. “Ga vooraf met de klant om de tafel zitten en leg uit dat hij elke dag facturen direct in de administratie moet invoeren. Of dat nu via e-mail, telefoon of een ander medium is. Doe je dat niet, dan blijf je achter de feiten aanlopen. Ben je met een klant gaan lunchen, maak meteen in de auto een foto van de bon, zodat je die niet kunt vergeten.”

Uiteindelijk gaat de klant wel op het systeem vertrouwen, weet Van Driel. “Maar veel mensen vinden dat vooraf eng. Die angst moet slijten. Er zijn klanten die een keer per week of per maand facturen aanleveren. Die willen toch eerst alles op hun eigen computer hebben staan. Terwijl het grote voordeel van dagelijks kunnen boeken, is dat je als volgende stap realtime inzicht kunt bieden aan de ondernemer. Daar wil je met een klant naartoe: managementinformatie verstrekken.”

Het grote voordeel van DizzyData is dat de klant de facturen altijd kan raadplegen als ze zijn ingevoerd. “Inkoop- en verkoopfacturen, kasstaten: het is allemaal terug te vinden. Dat vinden klanten prettig. Het geeft hun het gevoel dat ze het nog steeds in de hand hebben. Bonnen en facturen kunnen makkelijk worden teruggevonden en ik hoor van veel klanten dat ze het fijn vinden om de omzet en marge direct terug te kunnen zien. Maar dat vereist dus als eerste wel discipline bij de klant.”

Van Driel heeft weleens discussie met klanten over facturen die niet aankomen. “Er wordt soms naar de systemen gewezen, maar als er van de 200 facturen 40 niet binnenkomen, dan ligt het probleem toch eerder bij de klant. Als je er rommel instopt, komt er ook rommel uit. Dan kun je misschien beter afscheid van elkaar nemen. En dat doen we dan soms ook. Er moet wel vertrouwen zijn.”

De DizzyData-software is zelflerend. “Als het systeem facturen van een bepaalde partij niet herkent, kun je die doorsturen naar DizzyData. Daar wordt de software getraind in het herkennen van die specifieke factuur. Het gaat dan bijvoorbeeld om KvK-gegevens die op een andere plek staan, of omschrijvingen die niet duidelijk zijn. Het voordeel daarvan is dat zulke facturen in het vervolg worden herkend bij iedereen die de software gebruikt.”

Wil jij net als van Driel finance extra tijd en ruimte creëren? En daarmee piekdrukte voorkomen? Lees er alles over in ons e-book: De btw-maand de baas.