Case van Ovendo

De interne organisatie moet op orde zijn om je klanten goed te kunnen bedienen.

De perfecte ICT-straat voor het accountantskantoor bestaat niet. Uit 5 gesprekken met verschillende accountants blijkt al snel dat niet ieder kantoor met dezelfde software werkt. Laat je inspireren door de ICT-straat van Ovendo!

Achtergrond

Mark van Dongen is samen met compagnon Niels Overeem de trotse eigenaar van Ovendo. In 2010 zijn zij Ovendo gestart, simpelweg omdat ze het beter wilden doen dan de rest. De speerpunten van de organisatie zijn transparantie en persoonlijke aandacht. Het kantoor werkt met vaste prijsafspraken en modules, zodat klanten precies weten waar ze aan toe zijn. Inmiddels telt het team van Ovendo 13 medewerkers met ieder een specialisme. ”De interne organisatie moet op orde zijn om je klanten goed te kunnen bedienen”, aldus Mark van Dongen. ”Door onze ICT-straat kunnen de medewerkers van Ovendo efficiënt samenwerken met de klant.”

Organisatiegedreven aanpak

Ovendo heeft gekozen voor een organisatiegedreven aanpak. Dit betekent dat klanten hun facturen uitsluitend digitaal kunnen aanleveren. “Hierdoor kunnen wij administraties sneller verwerken en kunnen we aanvullende dienstverlening, zoals dashboarding, aanbieden.” Volgens Mark wil een goede ondernemer kunnen zien wat er speelt. Wat leveren mijn producten op? Mark: “Dashboarding is een toevoeging op onze bestaande producten. De jaarrekening wordt steeds meer een commodity good, dus we moeten toegevoegde waarde leveren. Dit kan alleen als de administratie constant up-to-date-is.”

Volgens Mark is de inkoopkant vaak de bottleneck. Daarover zegt hij: “Als klanten de papieren stukken aanleveren, dan is de kans groot dat er stukken ontbreken. Het kost extra tijd en moeite om ontbrekende stukken bij de klant op te vragen. Kortom, dat werkt gewoon niet. ”Het digitaal aanleveren van facturen biedt voordelen voor zowel de leverancier als de klant. “Daarom bellen wij leveranciers met het verzoek facturen digitaal aan te leveren. De leverancier wordt sneller betaald en de klant heeft er geen omkijken meer naar. Als we bij iedere klant een uur efficiënter werken, dan houden we onderaan de streep meer tijd over voor advisering.”

“Als we bij iedere klant een uur efficiënter werken, dan houd je onderaan de streep meer tijd over voor advisering”, aldus Mark.

Hoe ziet de ICT-straat van Ovendo eruit?

“Bij nieuwe klanten werken we met een standaard ICT-straat. We gaan met ze in gesprek en de afspraken leggen we vast in ons CRM-systeem van AFAS. Met de ingestelde workflows, weten onze medewerkers welke taken ze moeten verrichten en kunnen zij interne processen goed monitoren.”

Vervolgens sturen klanten hun facturen rechtstreeks vanuit hun mailbox naar DizzyData. Zij hebben ook toegang tot het platform om documenten goed te keuren. De geboekte documenten komen vervolgens in Exact Online terecht. Van hieruit wordt de data in Visionplanner geladen. “Met Visionplanner geven we onze klanten periodiek inzicht in de resultaten. Hoe meer contact we hebben met onze klanten, hoe meer wij onze dienstverlening kunnen toespitsen op de klant als individu.” Verder verstrekt Ovendo de jaarrekeningen via Infine en de fiscale aangiften via Afas fiscaal.

“Onze ICT-straat zorgt voor realtime inzicht, wat maakt dat je de klant kan adviseren op basis van up to date informatie.”

Waarom de keuze voor deze ICT-straat?

“Onze ICT-straat zorgt voor realtime inzicht, hierdoor kunnen we onze klanten adviseren op basis van up to date informatie.” Ovendo heeft bij de keuze voor hun ICT-straat gekeken of software koppelbaar is. Mark: “Software moet met elkaar kunnen communiceren: de output van het ene pakket moet automatisch de input zijn van de volgende schakel in onze ICT-straat.” Bij de keuze voor software houden we rekening met de prijs en de kwaliteit. De prijs moet dekkend zijn voor de diensten die Ovendo met dit pakket levert. Om de kwaliteit van een pakket te beoordelen, kijken we naar de mogelijkheden en onmogelijkheden van het pakket. “We calculeren hoeveel uur we bezig zijn met het verwerken van een administratie.”

Met behulp van rapportages kan Ovendo monitoren hoe lang een medewerker bezig is geweest met het verwerken van een administratie. Wijkt dit af van de calculatie, dan kan dat meerdere oorzaken hebben. Wanneer blijkt dat de oorzaak bij het pakket ligt, dan gaat Ovendo in overleg met de software leverancier. Moet het pakket verbeterd worden? Of moeten we de medewerker verder opleiden?

Tot slot geeft Mark aan: “Een pakket moet gebruiksvriendelijk ingericht zijn, mede omdat klanten zelf ook inloggen. ”Hoewel ze erg tevreden zijn over hun huidige ICT-straat, zegt Mark wel: “Het liefst hebben we een all-in-one pakket. Het voordeel hiervan is dat klanten maar één wachtwoord en gebruikersnaam ontvangen voor alle tools. Daarnaast hoeven zij hun klantgegevens maar eenmalig in te vullen. Maar we hebben nog geen all-in-one pakket gezien dat voldoet aan onze eisen en dat gespecialiseerd is in alle tools. Dit maakt dat we nu het beste van alle software aan elkaar gekoppeld hebben.”

Welke rol speelt DizzyData in deze ICT-straat?

DizzyData speelt een belangrijke rol in de ICT-straat van Ovendo. “DizzyData is heel belangrijk aan de voorkant. We kunnen facturen hiermee snel verwerken, waardoor we realtime bij zijn met administraties.” Hun motto is dan ook: “Alles wat gisteren is gebeurd, moet vandaag in de administratie zitten!”

“Alles wat gisteren is gebeurd, moet vandaag in de administratie zitten!”

Er is niet één perfecte softwarestraat. Er zijn verschillende wegen die naar Rome leiden. DizzyData ging in gesprek met 5 succesvolle accountants over hun ICT-straat om jou te inspireren. Ben je benieuwd welke ICT-straat hun accountantskantoor succesvol maakt? Download dan nu het inspiratieboek.

Download Inspiratieboek: Kantoren van de toekomst over hun ICT-straat

  • Indien je op download klikt, ga je akkoord met de
    privacy voorwaarden.