Case van Meester & Kuiper

Met automatische factuurverwerking in klantbehoeften voorzien

Durf de stap te nemen

Dit is Meester en Kuiper

Meester & Kuiper bestaat 25 jaar, heeft rond de 32 medewerkers en telt twee kantoren. Een kantoor in Badhoevedorp en het andere in Hilversum. Dennis (sinds 2015 één van de vennoten) en Martijn (één van de kartrekkers van het automatiseringsproces) vertellen meer over hoe de veranderende klantbehoeften impact hebben gehad op het kantoor.

Zo begon de transitie

Een belangrijk omslagpunt voor Meester & Kuiper begon twaalf jaar geleden. Twee vennoten sloten zich met hun eigen praktijk bij Meester & Kuiper aan. Op een zolder stonden destijds drie servers (met verschillende software pakketten). Daar kwamen twee nieuwe pakketten (van de nieuwe vennoten) bij. Werken in vijf softwarepakketten zou omslachtig zijn en om die reden is de strategische keuze gemaakt om te werken met één geïntegreerd boekhoudsysteem.

Om het nieuwe systeem uit te proberen zijn ze een twee-tal klantadministraties en hun eigen administratie met het systeem gaan verwerken. Dit beviel hen zo goed, waardoor ze dit verder wilden uitbouwen binnen de organisatie. Omdat Meester & Kuiper onvoldoende kennis in huis had, hebben ze dit overgelaten aan een consultant. Het traject met de consultant heeft hen in laten zien dat een consultant goed in staat is om te maken wat je vraagt, mits je goed aangeeft wat je einddoel is. Wanneer het voor een consultant onduidelijk is waar je naartoe wilt, dan is het resultaat waarschijnlijk anders dan gehoopt. Die constatering heeft ervoor gezorgd dat “consultancy” – wat eerst nog werd uitbesteed – nu ook een belangrijke pijler is geworden binnen de dienstverlening van Meester & Kuiper. Een goede consultant weet namelijk met zijn/haar vakinhoudelijke kennis de klantvraag goed te vertalen naar de praktijk.

Met veranderende klantbehoeften als drijfveer

Het toevoegen van de consultancy aan hun eigen dienstverlening is één van de middelen om de cliënt goed te begeleiden. Als accountantskantoor ben je constant in beweging omdat je gedreven wordt door de behoefte van je klant. Uiteindelijk gaat het om: Welke informatie heeft de klant nodig en hoe komen we daaraan? Daar ligt de klantbehoefte. Door de veranderende klantbehoefte heeft Meester & Kuiper zich steeds minder gefocust op de primaire vastlegging en meer op het begeleiden van hun klanten. Om deze behoeften te blijven peilen voert Meester & Kuiper enquêtes en klantgesprekken uit. Hierdoor creëren ze een open cultuur zodat de klant durft te vragen.

“Veranderende klantbehoeften hebben geleid tot een nieuwe manier van werken.”

En zo ontstond een nieuw businessmodel

Inmiddels behoort consultancy al zo’n vijf tot zes jaar tot de dienstverlening van Meester & Kuiper. Nemen ze daarmee het werk van consultants van de grote boekhoudpakketten over? Nee het is een aanvullende dienstverlening. Met hun ervaring in accountancy lijken zij veel beter in staat de daadwerkelijke vraag of behoeften te achterhalen en te vertalen naar de klant. Zo werken ze juist met de IT consultants samen aan projecten voor het inrichten van ERP en HRM payroll systemen.

Vooral dat laatste is opvallend, omdat Meester & Kuiper zelf de lonen voor deze ondernemingen draait. Ze halen dus eigenlijk een deel van de omzet bij hen zelf weg. Maar uiteindelijk staat het klantbelang voorop. Als je deze verwerking in je eigen systeem doet kan je veel beter de data ontsluiten, analyses maken en processen structureren. De uren die Meester & Kuiper eerst kwijt was aan de primaire vastlegging van loonadministratie gebruiken zij nu om te adviseren, te begeleiden en om de output te controleren.

En een nieuwe manier van werken tot gevolg

Veranderende klantbehoeften zorgen niet alleen voor een verschuiving van het businessmodel maar ook voor een verschuiving in de manier van werken. Vanuit de klant kwam bijvoorbeeld steeds meer de vraag: “Hebben jullie ook een pakket dat inkoopfacturen verwerkt en dat proces efficiënter maakt?” Om in deze behoefte te voorzien is bijvoorbeeld de automatische factuurverwerkingssoftware van DizzyData geïmplementeerd. Zo leiden klantbehoeften tot een nieuwe manier van werken namelijk digitaal en grotendeels geautomatiseerd. De medewerkers daarin meenemen is voor Dennis en Martijn elke dag weer een uitdaging.

Over deze uitdaging zeggen zij het volgende: Het is belangrijk dat je één of twee ambassadeurs hebt. Martijn is vaak één van die ambassadeurs en Dennis bewaakt het proces. Vervolgens kies je toegankelijke software en zorg je er voor dat je die zelf goed begrijpt. Vanuit die basis kan je dan eerst een pilot doen bij één van je klanten. Werkt dat? Dan kan je de werkwijze op de rest van je collega’s overbrengen. Dit doe je door middel van training en on the job coaching. Stap voor stap om het vertrouwen van de medewerkers te winnen. Zien zij de voordelen? Dan worden ze steeds positiever. Uiteindelijk is het belangrijk om hier herhaaldelijk aandacht aan te geven, zodat medewerkers niet in hun oude patroon terug vallen.

Veranderende klantbehoeften stonden aan de basis van de transitie van Meester & Kuiper. Wil je meer lezen over de veranderende klantbehoeften van de nieuwe generatie ondernemers? En wat de impact is van deze behoeften op jouw kantoor? Lees dan het volledige e-book: Dit zijn de échte redenen waarom jouw accountants- of administratiekantoor moet veranderen.

Download Ebook: De échte redenen waarom jouw kantoor moet veranderen.

  • Indien je op download klikt, ga je akkoord met de
    privacy voorwaarden.