Samenwerken met jouw klant voor een efficiënte backoffice. 3 Tips!

In ons vorige blog schreven we over de moderne backoffice accountant en zijn rol in het adviesproces. De backoffice accountant houdt zich bezig met het automatiseren en digitaliseren van processen. Hij is continu bezig met het monitoren en analyseren van de processen om deze efficiënter in te richten. Dit heeft niet alleen betrekking op de interne organisatie maar ook de externe organisatie. Want levert de ondernemer zijn documenten niet op tijd aan? Dan zal de administratie ook niet up-to-date zijn. Kortom, voor een efficiënte backoffice is een goede samenwerking met jouw klant van essentieel belang. Daarom delen we in deze blog 3  tips voor een goede samenwerking met jouw klant.

Tip 1: Maak vaste afspraken en bespreek verwachtingen

Ten eerste start een goede samenwerking bij het standaardiseren van processen. Dit geldt niet alleen voor de interne processen maar ook de externe processen. Zorg dat je duidelijke afspraken maakt met de klant die ervoor zorgen dat het proces zo efficiënt mogelijk verloopt. Dit geldt niet alleen voor het aanleveren van documenten maar ook wat de klant van jou als accountant kan verwachten als hij deze afspraken nakomt. Tenslotte gaat het om de toegevoegde waarde voor de ondernemer. Denk aan actueel inzicht en proactief advies. Je creëert daarmee een win-win situatie. Jij bespaart tijd en tegelijkertijd lever je meer toegevoegde waarde voor je klant.

Alleen als je duidelijke afspraken maakt kan je elkaar wijzen op verantwoordelijkheden. Van hieruit kun je de ondernemer er bijvoorbeeld op attenderen dat je een bepaald document nog niet ontvangen hebt. Maak je dergelijke afspraken met al je klanten? Dan zal je zien dat de processen een stuk efficiënter verlopen en je een volgende stap zet naar een uniforme werkwijze met collega’s én klanten.

Tip 2: Begeleid klanten naar nieuwe software

De volgende stap om te komen tot een goede samenwerking met jouw klant is het creëren van een omgeving waarbij gemaakte afspraken gemakkelijk kunnen worden nageleefd. Faciliteer de ondernemer met- en begeleidt hem bij het gebruiken van software die het proces voor jullie beide gemakkelijker maakt.

Kan de ondernemer goed omgaan met software? Dan is de kans groot dat hij zijn boekhouding adequaat en nauwkeurig aanlevert, waardoor jij het sneller kan verwerken. Het is daarom belangrijk dat jouw kantoor beschikt over de nodige kennis van de software en dat deze gebruiksvriendelijk is ingericht.

Blijf hierbij de toegevoegde waarde voor de ondernemers benadrukken. Er zijn kantoren waarbij ondernemers, door de eenvoud van het proces, enthousiast worden om hun boekhouding zelf up-to-date te houden. Dit betekent dat er nog meer tijd is om hem te adviseren op basis van actuele cijfers.

Tip 3: Communiceer proactief met de ondernemer

Tot slot valt of staat een goede samenwerking met een goede communicatie tussen jouw en de ondernemer. Signaleer je bepaalde afwijkingen in het aanleveren van documenten of in zijn boekhouding die het proces vertragen? Neem dan contact met hem op om hem te adviseren over bijvoorbeeld het gebruik van de software. Op die manier laat je zien dat je actief betrokken bent bij de administratie. Ofwel zorg dat je de ondernemer een stapje voor bent en maak voor jullie beide het werk leuker en gemakkelijker.

Kortom, een goede samenwerking met jouw klant is van groot belang voor het bereiken van een efficiënte backoffice. Afspraken met de klant worden vastgelegd en gestandaardiseerd, waardoor processen ook efficiënt ingericht kunnen worden. Benieuwd wat je nog meer nodig hebt om je backoffice op orde te krijgen? Lees ons e-book: Accountancy nieuwe stijl: Zo heb jij de backoffice op orde.

Download het ebook

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *